教會會議之多，實非教外人士所能想像，難怪教牧同工常開玩笑說，我們的工作是牧「會」，會議的會。

其實，會議過多常常是工作缺乏效率、溝通不良、領導不明確所導致的症狀，因此，教會不能不重視「有開不完的會」這個問題。

要如何才能減少會議、簡化會議、加強議事效率？以下幾項建議供您參考。

一、不開不必要開的會

通常開會常有四方面的目的：1. 告知；2. 協調；3. 集思廣益；4. 共同決策。事實上，除了「共同決策」是比較需要透過會議來達成的之外，其他的目的，大半都可以用別的方式來執行或解決。

譬如，要告知每位執事，教會本月的財務收支情況。只要把教會的月收支表寄給每位執事即可，下方記得附註「有意見或諮詢者，請以電話和牧師洽詢」，這樣處理通常就足夠了，何必專為此而召開會議？又如：某班主日學和某團契在教室使用上有時間的衝突，這也不用召開教育部和團契部的聯席會議，只要有處理方案，個別和該班老師及該團契輔導用電話洽談解決即可；再譬如：要召開執事會，以集思廣益討論全教會夏令會的地點。其實，只要發簡單問卷，請各執事按優先次序提出三個地點，收回問卷統計結果就可以決定地點，何必一定要開會？

所以，每次發出開會召集書前，我們都應該先問：「這是絕對必要開的會嗎？」

二、直接委派和授權，並欣賞結果

教會所以常有「開不完的會議」，最主要的原因常常是委派和授權不足。

教會要全面粉刷，會堂、教室要漆什麼顏色？需要執事會開會決定，而且討論了一個鐘頭還沒有結論。要不要買投影機？要買什麼廠牌的投影機？也要執事會開會決定，為了討論投影機，又花了一個鐘頭。教會真會自找罪受！

其實在各部門訂定年度計劃、年度預算的時候，就應該同時授與部門足夠的授權，去直接執行他們的計畫，而不必又要重新開會。對於跨部門、或年度計劃外的簡單事工，也可以授權某位同工或某部門直接執行。

對於教會主任牧師的授權，更是要明確而且足夠。如果教會的每項事工都要透過開會決定、共同決策，其結果可能會是沒有人敢負責。那麼，教會就會像一部一直踩著煞車的汽車，油門再怎麼加也是枉然。

懼怕授權，往往是因為擔心執行者執行的結果會不如預期中完美。但其實沒有人是完美的，而完全的神竟總是願意讓不完美的人與他同工。既然神願意將祂自己的教會，交在我們這些不完美的人手中管理，我們是否也應該盡可能的充分授權，讓執行者能有充分的空間來執行？結果未必總能盡如人意，就好像我們做出來的完美決議也未必總能盡如神意。但既然上帝能授權給我們，我們又何必懼怕授權給我們所選定，來擔負責任的同工，甚至牧師呢？與其擔心，不如鼓勵，並學習欣賞那不夠完美的結果吧！就像我們百般不配，神卻依然使用我們、欣賞我們一樣。

三、用其他方式取代聚集開會

將與會者召聚在一起開會，並不是唯一的開會方式，對於簡單的協調、集思、決策，其實可以透過「紙上會議」來進行，只要設計適當的表格，將開會所需討論的人、事、時、地、物都預先在表格中留下可填寫的空位，大家就可以透過文字，直接把意見寫出，收集彙整後，就可達到開會的果效。台灣某教會甚至因而要求教會執事必須購置家用傳真機，以方便經常進行紙上會議，減少開會次數。

如果設備得以配合，也可以約定時間進行「電話會議」。此外，新開展的電腦BBS系統、全球資訊網路（WWW）、電子郵件等等，也可以方便大家在「不開會」的狀況之下，進行討論」，甚至可以透過視訊會議，讓大家在電腦上作多人即時對談。科技日新月異，長執教牧也該跟上時代，以節省彼此的時間，更增進效能。

四、改進會議效率

教會的會議常常變成「漫談」，甚至變為「領袖團契」時間；開會中偏離主題、意見表達含混不清、各持己見相持不下......。這些現象實在常見，以致於教會會議常常開不完。

為了使開會更有效率，教會可以採取如下行動：

1. 訓練會議主持技巧

召集必須常主持會議的同工（各團契主席、各部門負責、牧師、師母），為他們舉辦主持會議的技巧訓練，內容包括：如何控制會議時間、如何處理會議衝突、如何使議事流暢、如何組合議題重點、如何裁決、如何傾聽與表達、如何達成雙贏的協調.....等。（訓練課程中，不應只有單方面的演講授課，還應注重實際的操練。）

2. 舉辦溝通技巧訓練

召集必須常出席會議的同工（執事、委員、同工等），為他們舉辦溝通技巧訓練。內容包括：如何快快的聽、如何慢慢的（又有系統的）說、如何協商.....等。（訓練應偏重實際的操練，勝過理論的傳述。）

3. 完整的會前預備

每次會議的通知上，應附開會議程及議案說明。這樣才能幫助與會者，事先做好思考。若討論的議案較複雜，則必須預備相關的數據、成功或失敗的案例、效益評估、代價或預算、計劃、時間表、替代方案、損益分析……等等資料。正確而完備的資訊，才能幫助與會者正確而有效率的思考與做決策。

4. 有效的會後跟進

會而不議、議而不決、決而不行，常是教會會議的通病。因此，決定之後，就有效執行，是改善會議的重要方法。會議之後不但要有正式的會議記錄，而且必須將會議記錄轉為會議行動管制表，管制表中著名什麼工作由誰主則，並預計在什麼時候完成，需要哪些資源……。以便議決事項能有效的被加以執行，以免教會因為決議的事情執行不力，又要再開一次會。

五、邀請聖靈參與開會

初代教會為割禮問題而召開耶路撒冷大會，經辯論多時，使徒彼得陳述主要意見後，眾人默默無聲，聽巴拿巴、保羅見證上帝在外邦人中的作為，最後雅各起來作了結論（徒15:6-21）。顯然在其開會過程中，他們感受到了聖靈在會議中的引導，於是在最後會議的決議文告上，他們說：「聖靈和我們，定意...」（徒15:28）

安提阿教會的差傳決策，更是因為聖靈主動說：「要為我分派巴拿巴和掃羅，去作我召他們所作的工」（徒13:2），因而形成決議。

因此，聖靈參與會議中，是會議能否有效率的關鍵。通常，教會開會時都會請一位出席者作開會禱告。其實，我們所需要的是「一段長時間」的開會禱告。在長時間的開會禱告中，為每一件議案禱告，聖靈常常在禱告中，給我們感動，向我們說話，其結果是，開會討論的時間變短，因為聖靈已經感動了，所以大家意見就容易一致。而聖靈參與的決議，其執行的果效，必然顯著，因為神必自己為祂心意的成就開路。

這也是聖經中選取教會長執的條件，往往不是教會中比較「懂事」的賢達，而是有才幹又「滿有聖靈」的屬靈人。原因很簡單，基督的身體在所有決議的過程中，豈能沒有神的靈主導其中？

以上五項行動，如果還不能使教會的會議精簡，那麼最後一個方法就是：

只好請大家再多「開」幾次「會」，一起來討論，究竟要如何才能「精簡開會」了！